主体审核严把关
合同管理的第一步，不是急着写条款，而是搞清楚“跟谁签”。市场监管局对合同主体的要求，核心就八个字：真实、合法、有效。可现实中，很多企业图省事，连对方营业执照都不看，就按个章、签个名，结果栽了大跟头。我见过一个客户，2021年跟一家“科技公司”签了50万的设备采购合同，合同上盖着红章，法人也签了字，结果货款付过去，对方直接失联。后来一查，那家公司早就被吊销执照，公章是假的，法人签名是模仿的——市场监管局想帮忙调解，都找不到责任主体。所以说，主体审核不是“走过场”，是“防火墙”。
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那到底该怎么审？首先得查“三证合一”的营业执照。现在全国企业信息都能在“国家企业信用信息公示系统”查到，您得看几个关键点：企业是不是存续状态（有没有被吊销、注销）、经营范围里有没有对应的业务（比如卖食品的，得有《食品经营许可证》）、注册资本是不是实缴（有些行业对注册资本有要求）。我有个客户做建筑工程，2022年跟一家“施工队”签合同，对方说“有资质”，结果没查到《建筑业企业资质证书》，差点签了个无效合同。后来我教他用“全国建筑市场监管公共服务平台”查，才发现对方资质是假的，避免了20万损失。
除了看证件，还得看“签约人有没有资格”。很多企业签合同，对接的是业务员、项目经理，这些人是“代理人”，不是“法人”，得看他们有没有授权委托书。委托书上得写清楚“委托权限”（比如“仅能签订50万以下的合同”）、“委托期限”，最好还要附上代理人的身份证复印件。我2019年遇到个案例：某公司的业务员离职后，私自在旧合同上加了补充条款，多骗了客户30万。客户找市场监管局投诉，市场监管局查了授权委托书，发现业务员早就过了委托期，最后公司不用担责——就因为签合同时多问了一句“您有授权委托书吗？”
还有一种特殊情况，对方是“分公司”或“分支机构”。分公司没有独立法人资格，签合同得盖总公司章，总公司得承担连带责任。我有个客户2020年跟某银行的分行签了贷款合同，后来分行还不上钱，客户只起诉了分行，结果法院判决“分公司财产不足清偿的，由总公司承担”——早知道一开始就把总公司列为被告，执行起来方便多了。所以，跟分公司签合同，一定要让总公司提供《营业执照副本》复印件，并在合同里注明“分公司签约，总公司承担连带责任”。
最后，别忘了查“信用记录”。现在市场监管总局有“国家企业信用信息公示系统”，输入企业名称，就能看到有没有行政处罚、经营异常名录、严重违法失信名单。如果对方在这些名单里，赶紧签合同，就是在“踩雷”。我有个客户2023年想跟一家贸易公司合作，我让他查信用记录，发现该公司2022年因“虚假宣传”被罚过5万，客户果断终止合作——后来才知道，那家公司有3起未结官司，早就资不抵债了。
## 条款合规无漏洞：别让“霸王条款”坑了自己条款合规无漏洞
合同条款是市场监管局监管的“重灾区”，也是最容易出问题的地方。很多企业觉得“合同是我定的，我想怎么写就怎么写”，殊不知，市场监管局对合同条款有明确要求：不得含有虚假或者引人误解的内容，不得利用格式条款排除或者限制消费者权利、减轻或者免除经营者责任、加重消费者责任。说白了，合同条款不能“只对自己有利，不管别人死活”。我见过一个餐饮公司，在合同里写“本店最终解释权归本店所有”，被市场监管局认定为“霸王条款”，罚款2万，还得重新修改合同——就为了省事，花了冤枉钱。
写条款时，核心要素一个都不能少：标的（卖什么、买什么）、数量（多少吨、多少件）、质量（国家标准、行业标准）、价款（多少钱、怎么付）、履行期限（什么时候交货、什么时候付款）、违约责任（违约了怎么赔）、争议解决方式（打官司还是去调解）。市场监管局查合同，首先就看这些要素是不是齐全、是不是明确。我2018年帮一个客户审合同，发现“质量标准”只写了“合格”，没写具体是“国标”还是“行标”，市场监管局说“‘合格’太模糊，无法验收”，让客户重新跟对方谈判，耽误了半个月交货，损失了一笔大订单。
“霸王条款”是雷区，必须避开。常见的霸王条款有：“本合同一经签订，概不退换”“消费者购买后7天内无理由退货，运费自理”“商家保留修改条款的权利”。这些条款要么排除消费者权利，要么加重消费者责任，市场监管局查到必罚。我有个客户做电商，2021年在合同里写了“商品拆封后不支持退货”，被市场监管局处罚了1万，理由是“拆封后不影响商品质量的，消费者有权退货”。后来我教他改成“商品拆封且影响二次销售的不支持退货”，既符合《消费者权益保护法》，又保护了商家利益——条款不是越“狠”越好，得合法合理。
格式条款要特别注意提示义务。格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款（比如租房合同、保险合同）。对于这些条款，商家必须用“加粗”“下划线”“颜色标注”等方式提醒对方注意，否则对方可以主张条款无效。我2022年遇到一个案例：某保险公司用格式条款，在合同里写了“投保人隐瞒病史的，保险公司不赔”，但没有加粗提示，投保人后来得了重病，保险公司拒赔，法院判决“保险公司未履行提示义务，条款无效”——就因为没加粗，赔了100多万。
最后，条款不能违反“强制性规定”。比如，买卖合同里写“产品质量不符合标准的，消费者只能要求退货，不能要求赔偿损失”，这违反了《民法典》的“违约责任”规定；劳动合同里写“员工怀孕自动离职”，违反了《劳动法》的“女职工保护”规定。市场监管局对这些“违法条款”是零容忍，一旦发现，轻则责令修改，重则吊销执照。我有个客户做食品加工，2023年在合同里写了“产品出现质量问题，厂家只赔货款，不赔其他损失”，被市场监管局罚款3万，还得召回所有产品——就为了省事，差点把公司做垮。
## 履行监管动态化：别让“签完就忘”埋下隐患履行监管动态化
很多人以为“合同签完就没事了”，其实不然。合同履行才是“重头戏”，市场监管局对合同履行的监管，核心是“真实记录”——您有没有按合同交货、付款，有没有变更条款，这些都要有证据。我见过一个客户，2020年跟供应商签了“先付款后交货”的合同，付了20万货款，结果供应商一直不交货，客户说“我合同里有约定啊”，可市场监管局问“您有没有催货的记录？有没有跟供应商沟通的聊天记录？”客户支支吾吾说没有，最后只能吃哑巴亏——合同履行不是“签完就放抽屉”，得“动态跟踪”。
履行过程要“全程留痕”。交货时，得让对方签《收货单》，写清楚“数量、质量、时间”；付款时，得让对方开《发票》，备注“合同号”；如果对方违约，得发《催告函》，用快递寄过去，保留快递单和签收记录。这些证据在市场监管局调解时，就是“铁证”。我2017年帮一个客户处理过货款纠纷：客户卖了10万的货给对方，对方一直拖着不给，我让客户把“聊天记录”（催货的微信）、《催告函》（快递单号）、《收货单》（对方签字）整理好，去市场监管局合同调解中心，对方一看证据齐全，当天就付了钱——没有这些记录，市场监管局都帮不了您。
合同变更必须“书面确认”。履行过程中，难免会遇到“交货时间推迟”“价格调整”等情况，这时候不能口头说“改了”，得签《补充协议》或者《变更函》。我见过一个客户，2021年跟建筑公司签了“2022年1月交货”的合同，2021年12月建筑公司说“要推迟到3月”，客户口头答应了，结果1月建筑公司说“不推迟了，您得按时交货”，客户交不了货，被建筑公司起诉。市场监管局查证时，客户没有“书面变更记录”，只能承担违约责任——就因为图省事，没签补充协议，赔了50万。
异常情况要及时“预警”。比如，对方一直不接电话、不回消息，或者突然更换法人、地址，这些可能是“跑路”的前兆。这时候，您得赶紧发《律师函》，或者去市场监管局申请“合同备案”，让对方的行为“留痕”。我2023年遇到一个客户，跟一家贸易公司合作，对方突然换了法人，地址也搬了，客户怕对方跑路，我让他去市场监管局“合同备案”，市场监管局把对方列为“重点监管对象”，对方很快就联系客户，把钱结清了——提前预警，比事后补救强。
履行完毕后要“归档总结”。每履行完一份合同，都得写《履行总结》，记录“有没有违约、有没有纠纷、下次怎么改进”。这些总结不仅能帮企业优化合同管理，市场监管局抽查时，也能证明企业“合规经营”。我有个客户做服装加工，2022年履行完一份合同，发现“交货时间”写得太模糊（只写了“2022年第二季度”），导致双方对“具体时间”有争议，后来他在《履行总结》里写“以后要写清楚‘2022年4月1日至4月30日’”，2023年的合同就没再出问题——总结经验，才能避免重复犯错。
## 档案管理规范化：别让“丢了合同”毁了企业档案管理规范化
合同档案是企业的“历史账本”，也是市场监管局监管的“重点对象”。很多企业签完合同，就把合同往抽屉里一塞，丢了、湿了、鼠咬了，真到需要的时候，连个影儿都找不到。我见过一个客户，2020年被市场监管局抽查合同，结果合同原件丢了，只有复印件，市场监管局说“复印件不能证明真实性”，罚款1万，还把企业列入“经营异常名录”——就因为档案没管好，企业信用受损，连银行贷款都贷不下来了。
档案内容要“齐全完整”。一份合同档案，至少得包括：合同原件（双方签字盖章的）、补充协议、审批单（比如领导签字的）、履行记录（收货单、发票）、纠纷处理记录（催告函、调解书）。这些材料要“一一对应”，不能缺斤少两。我2019年帮一个客户整理档案，发现一份合同少了“发票”，客户说“发票丢了”，我让他去税务局补开《发票复印件》，并注明“与原件一致”，才通过了市场监管局的检查——档案不是“随便放几张纸”，得“有头有尾”。
保存期限要“符合规定”。根据《民法典》和《合同行政监督管理办法》，合同档案的保存期限至少是“履行完毕后5年”。比如买卖合同，交货付款完成后，至少要保存5年；租赁合同，租赁期满后，至少要保存5年。我有个客户做餐饮，2021年租了个店面，2023年合同到期，他把合同丢了，2024年房东突然说“2021年欠了3个月租金”，市场监管局查档案时，客户拿不出合同，只能赔钱——就因为没保存够5年，吃了大亏。
电子档案要“备份安全”。现在很多企业用电子合同，方便快捷，但电子档案的保存更要注意“防篡改、防丢失”。要用“可靠电子签名”（比如e签宝、法大大），确保签名真实；要用“区块链存证”，确保内容不被修改；还要定期“云端备份”，防止电脑坏了、数据丢了。我2022年帮一个互联网公司做电子合同档案，他们用“区块链存证”，后来被市场监管局抽查，调取存证记录，内容完整、不可篡改，市场监管局当场表扬“档案管理规范”——电子档案不是“存个PDF就行”，得“技术加持”。
借阅制度要“严格规范”。合同档案不能“谁都能看”，得有《借阅登记表》，记录“借阅人、借阅时间、借阅用途、归还时间”。如果是借阅原件，得有“领导签字”；如果是借阅复印件，得盖“档案专用章”。我有个客户做制造业，2021年一个业务员借走了合同原件，结果丢了，客户没追究，后来那个业务员把合同卖给了竞争对手，导致客户商业秘密泄露——借阅制度不严格，等于“开门揖盗”。
## 纠纷应对有策略：别让“小事拖成大事”纠纷应对有策略
合同纠纷是企业的“常见病”，但处理不好，就会变成“绝症”。市场监管局的监管不仅是“防”，还有“帮”——当企业遇到纠纷时，可以去市场监管局“合同调解中心”申请调解，比打官司快、省钱。我见过一个客户，2022年跟客户因“货款”纠纷，客户说“质量有问题，不给钱”，客户想直接起诉，我劝他去市场监管局调解，结果3天就解决了，客户付了80%货款，剩下的“质量争议”通过检测机构确认，也很快解决了——处理纠纷，别急着“上法庭”，先看看有没有“捷径”。
协商优先是“首选”。纠纷发生后，先跟对方“好好谈”，别一上来就“拍桌子”。可以发《协商函》，说明“争议点、解决方案”，比如“您说质量有问题，我们可以一起送检，如果确实有问题，我们退换货”；或者约对方“面对面沟通”，用“共赢”的思路解决问题。我2018年帮一个客户处理过“交货延迟”纠纷，客户说“延迟交货导致我损失了10万，您得赔”，我让客户跟对方说“我们愿意承担50%的损失，但剩下的50%是您自己的经营风险”，对方接受了，双方还继续合作——协商不是“妥协”，是“找到平衡点”。
证据保全是“关键”。如果协商不成，就得“固定证据”，比如对合同内容进行“公证”、对履行过程进行“录像”、对聊天记录进行“截屏公证”。我2023年遇到一个客户，跟供应商因“货款”纠纷，供应商说“我没收到钱”，客户有“转账记录”，但供应商说“转账备注是‘借款’，不是货款”，我让客户去公证处对“聊天记录”进行公证，里面有供应商说“货款已收到”的记录，市场监管局调解时，供应商只能认栽——证据不全，再理也说不清。
行政投诉是“辅助”。如果对方有“虚假宣传”“欺诈”等行为，可以向市场监管局投诉，要求“行政处罚”。比如，对方在合同里写“产品是进口的”，其实是国产的，市场监管局可以认定“虚假宣传”，罚款对方，还可以帮您追回货款。我2021年帮一个客户投诉过“虚假宣传”，客户买了“进口化妆品”，结果发现是国产的，市场监管局介入后，商家不仅退了货款，还被罚了5万——行政投诉不仅能解决问题，还能“惩罚坏人”。
诉讼是“最后手段”。如果以上方法都不行，只能去法院起诉。但诉讼时间长、成本高，还可能影响企业信用。所以，起诉前要“评估风险”：有没有足够的证据？对方有没有财产可供执行？我2020年帮一个客户起诉过“违约纠纷”，客户说“对方欠我20万，我有合同、收货单，肯定能赢”，但法院判决后，对方“转移财产”，客户一分钱没拿到——起诉不是“万能的”，得“三思而后行”。
## 电子合同新趋势：别让“传统思维”拖了后腿电子合同新趋势
现在很多企业用电子合同，觉得“方便快捷”，但市场监管局对电子合同的监管，比传统合同更严格。电子合同要符合《电子签名法》的规定，使用“可靠电子签名”，才能具有“与手写签名同等的法律效力”。我见过一个客户，2021年用“微信聊天记录”当电子合同，结果对方不认，市场监管局说“微信签名不是可靠电子签名，无效”，客户只能吃哑巴亏——电子合同不是“随便发个消息就行”，得“合法合规”。
可靠电子签名是“核心”。根据《电子签名法》，可靠电子签名必须满足三个条件：签名数据专属于电子签名人、仅由电子签名人控制、签署后对电子内容的任何改动都能被发现。现在常用的可靠电子签名平台，比如e签宝、法大大，都用了“人脸识别”“数字证书”等技术，确保签名真实。我2022年帮一个客户用e签宝签电子合同，对方说“我不放心”，我让他“人脸识别+短信验证”，对方签完后，还收到了“合同已签署”的通知，对方说“这比纸质合同还靠谱”——可靠电子签名，是电子合同的“身份证”。
区块链存证是“保障”。电子合同最大的风险是“篡改”，比如对方把“10万”改成“100万”。区块链存证可以把合同内容“上链”，利用区块链的“不可篡改”特性，确保内容真实。我2023年帮一个互联网公司做区块链存证，他们把合同内容上传到“蚂蚁链”，市场监管局抽查时，调取了“存证证书”，内容完整、不可篡改，市场监管局当场认可——区块链存证，是电子合同的“保险柜”。
电子档案管理是“延伸”。电子合同签完后，要像传统合同一样“归档”，但电子档案的保存更要注意“安全性”。要用“加密存储”“权限管理”“定期备份”，防止数据泄露或丢失。我2022年帮一个客户做电子档案管理，他们用“阿里云OSS”存储电子合同，设置了“管理员权限”“普通员工只能查看，不能修改”，还定期“备份到本地”，后来电脑中了病毒，电子档案也没丢——电子档案管理，是电子合同的“守护神”。
电子合同的优势是“高效、环保”，但前提是“符合规定”。市场监管局对电子合同的监管，和传统合同一样，要求“真实、合法、有效”。所以，企业在用电子合同时，不能“图省事”，得“选对平台、签对流程、存好档案”。我有个客户2023年用电子合同，把“履行过程”也用电子记录，比如“电子收货单”“电子发票”，市场监管局抽查时，说“你们的电子合同管理比传统合同还规范”——电子合同不是“新花样”，是“新趋势”，顺应趋势，才能“合规经营”。
## 总结：合同管理，是企业合规的“必修课” 说了这么多，其实合同管理的核心就一句话：“让每一份合同都经得起市场监管局的检查”。从主体审核到条款合规，从履行监管到档案管理，从纠纷应对到电子合同，每一个环节都不能马虎。市场监管局的规定不是“束缚”，是“保护”——保护企业不被骗、不被罚，保护企业的信用和声誉。 12年的行业经验告诉我，很多企业栽在合同管理上，不是因为“不懂法”，而是因为“图省事”。觉得“熟人不用查条款”“签完就忘没关系”，结果“省了小事，赔了大事”。其实，合同管理不是“额外工作”，是“经营的一部分”——就像开车要系安全带，做生意要管合同，这是“基本常识”。 未来，随着市场监管越来越严，合同管理会成为企业“核心竞争力”。谁能把合同管好，谁就能避免纠纷、降低风险、赢得信任。所以，企业成立后，一定要把合同管理提上日程，制定《合同管理制度》，培训员工，定期检查——别等到出了问题，才想起“早知道就……” ## 加喜财税的见解总结 在加喜财税招商企业，我们帮客户办了14年公司注册，见过太多企业因为合同管理不规范而“踩坑”。我们认为，合同管理不是“签完就完”的事，而是“从注册到注销”的全流程服务。我们会帮客户“从源头把关”：注册时，提醒客户“经营范围要写清楚，避免合同无效”；签合同时，帮客户“审核条款，避免霸王条款”；履行时，帮客户“记录过程，避免纠纷”；纠纷时，帮客户“提供证据，解决问题”。我们相信，“合规经营”是企业发展的“基石”，而合同管理，是基石中的“基石”。.jpg)
